Jak rozšířit Personální portál? Zahrnuli jsme do FLOWIO jednu z uživatelsky nejpopulárnějších agend, Žádanky o dovolenou a pracovní volno. Smyslem a cílem této agendy je maximálně zjednodušit zaměstnanci zadání tzv. „dovolenky“, tj. jak požádat o dovolenou snadno, rychle a nepřidělat práci svému nadřízenému ani mzdové účtárně. FLOWIO a především jeho mobilní aplikace je pro tuto výzvu skvělý nástroj. A to pro všechny zúčastněné osoby. Zadání zaměstnancem, schválení vedoucím, přenos automatem do docházky a jen kontrola mzdovou účtárnou.
Důvod k implementaci této agendy byl jasný. Zaměstnanci využívají FLOWIO, schvalují faktury, objednávky, mají k dispozici kartu zaměstnance s osobními údaji, zůstatky dovolené a sick-days, tak proč stále žádat o dovolenou na papíře. S těmito dokumenty následně cestovat po kancelářích a finálně ručně přepisovat do docházky či zpracování mezd.
Zákazník, resp. zaměstnanci zákazníka žádali o dovolenou a pracovní volno striktně na papírovém formuláři. Již jen disponovat tímto formulářem, vyplnit jej, odnést odpovědné osobě, zajistit jeho podpis vedoucím a následně opět shromáždit jej v mzdové účtárně, která na konci měsíce tyto papíry začne likvidovat a přepisovat do mzdového systému. Takže úkol zněl jasně ato nahradit toto standardní, nicméně velice pomalé, pracné a nespolehlivé řešení. A proto jsme provedli krátkou analýzu a následně na tento proces implementovali FLOWIO v jeho webové i mobilní verzi.
Ve FLOWIO se již zaměstnanci, díky již zaběhnutým agendám, cítí již jako doma. Doklady schvalují každodenně bez ohledu na lokaci v kanceláři či na služební cestě, návštěvě lékaře apod. Z tohoto důvodu bylo velmi jednoduché naimplementovat agendu Žádanky o dovolenou a pracovní volno tak, aby ji měli všichni dotčení dostupnou, kdykoli potřebují.
Agenda pro zaměstnance nabízí danému uživateli přehled o jeho již existujících žádankách vč. Aktuálního stavu schválení a především také možnost pořízení nové žádanky. Po vyplnění potřebných údajů systém při uložení dohledá a automaticky z organizační struktury doplní schvalovatele. Takto vytvořenou žádanku může zaměstnanec ještě pozdržet a nebo ji rovnou pomocí funkčního tlačítka odeslat ke schválení.
Schvalovatel v takovém případě obdrží z FLOWIO úkolovou notifikaci o nové žádance ke schválení, která na něj čeká v nabídce „Schválení žádanek“. Samozřejmě je schopen se do záznamu prokliknout přímo z notifikace. Dále už je na jeho uvážení, zda žádanku svého podřízeného schválí či zamítne. V obou těchto případech FLOWIO notifikuje o dané skutečnosti zaměstnance, který o dovolenou či pracovní volno žádal. Tato notifikace už je pouze informativní, tj. po jejím zobrazení už se od zaměstnance neočekává žádný úkon, pouze „převzal“ informaci.
Další krokem v tomto procesu je následné přenos schválených žádanek do Docházky zaměstnance, který zajišťuje automatický job běžící zpravidla v nočních hodinách. Tento zajišťuje konzistenci dat mezi žádankami a docházkou, nahrazuje ruční přepis zaměstnancem do docházky a mzdovou účetní do mezd.
Výzvou pro nás ve FLOWIO bylo, jak zajistit správu a auditovatelnost přístupů pro takové množství zaměstnanců. Tuto problematiku jsme vyřešili vývojem, pomocí kterého se v CORE systému (v tomto případě Helios Nephrite) zakládají pomocí automatického jobu přístupy a oprávnění. Pomocí specifické konfigurace systém automaticky zakládá nově nastoupivší zaměstnance také do FLOWIO. Ti tak získávají základní uživatelskou roli, kterou poté může administrátor rozšířit v případech, kdy má uživatel disponovat i dalšími agendami.
Stejným způsobem se tento automatický job stará i o případné výstupy zaměstnanců a ukončení jejich přístupů a oprávnění.
FLOWIO není jen aplikace na konkrétní proces či procesy. V případě, kdy již uživatelé ve FLOWIO schvalují doklady, disponují informacemi z karty zaměstnance, mohou komunikovat s personálním či mzdovým oddělením, zbývá již jen krok k zaobalení i agendy Žádanek do tzv. „Zaměstnaneckého portálu“. Takového portálu, který kromě výše uvedeného nabízí uživatelům i svět novinek, aktualit, dostupných benefitů, firemních směrnic a jakýchkoliv dalších procesů, které jsou v tuto chvíli v intranetu, na webu, v systému XY, na papíře a kdekoliv jinde.
Zadávání či editace dat – FLOWIO kromě zobrazení také umožňuje pořizování záznamů i jejich editaci. Může se týkat zadání žádanky o nákup, kontrole či vyjádření k zakázce a také provozních agend kterými mohou být Úkoly, Porady, Docházka a jiné..
Pokud Vás naše aplikace zaujala, neváhejte se na nás obrátit. Implementovat FLOWIO a realizovat první proces lze již v jednotkách týdnů.