Schvalování faktur snadno, rychle a z jednoho místa? Ano, FLOWIO je mobilní i webová aplikace, která Vám zprostředkuje jakýkoli schvalovací, rozhodovací či jen informační proces ve Vaší společnosti. Shromážděním stěžejních procesů do jedné aplikace pak ušetříte čas a zamezíte problémům v komunikaci.

Důvodů pro implementaci FLOWIO u našeho významného zákazníka a přenesení schvalování přijatých faktur do této aplikace, bylo několik.

• Nahradit složitý přístup do desktopové aplikace (VPN, aktualizace desktop. klienta,..)
• Zpřístupnit proces schvalování v mobilu, tj. rychlý přehled o čekajících dokladech, real-time notifikace, bezprostřední schválení
• Schvalování napříč entitami v rámci skupiny (zmezit nutnosti přehlašování apod.)

Původní zpracování

Zákazník využíval schvalování ve svém desktopovém účetním systému, který má dostupný v rámci firemní sítě nebo v rámci VPN při cestách i pobytu mimo pracovní síť. Schvalování jako takové měl vyřešené elektronicky, avšak dostupnost systému byla pro každodenní schvalování nevyhovující. Nutnost připojení VPN, ověření o případné aktualizaci a její vlastní provedení. Při schválení faktur ve více společnostech nutnost přepnutí či přehlášení do jiného prostředí a provedení stejného úkonu jako v prostředí předešlém. Tuto ztrátu času vyřešilo FLOWIO. 

Aktuální zpracování s FLOWIO

Ve FLOWIO jsme využili stejný proces pro schvalování faktur přijatých. Tento proces jsme přenesli do prostředí FLOWIO. Zákazník tedy vlastní proces schvalování zná a dále v něm pokračuje, jen v jiném prostředí. V mobilním prostředí, které přináší zásadní výhody v podobě dostupnosti a rychlosti jak získání informací, tak i v práci s nimi. 

Každý z uživatelů disponuje vlastním účtem, který je společný pro jeho fungování napříč všemi společnostmi (databázemi v účetním sytému). Tento bonus zajišťuje, že po spuštění mobilní aplikace uživatel vidí záznamy napříč společnostmi, které čekají na jho schválení či vyjádření. A toto může také provést.

Pro správné rozhodování při schválení faktury jsou také důležité další doplňující informace a přílohy. Proto FLOWIO zobrazuje uživateli také přílohy. V případě, kdy zákazník pro správné rozhodnutí o schválení potřebuje další podklady, FLOWIO mu je zpřístupní. Těmito podklady mohou být navázané objednávky, smlouvy, dodatky ke smlouvám, zakázky a případně další podklady.

Vlastní proces schvalování řídí nastavený Workflow proces, který pomocí generovaných úkolů pro schvalovatele či jeho zástupce, určuje cestu daného dokladu. FLOWIO odpovědným osobám tento doklad zpřístupní včetně potřebných funkcí pro posunutí dokladu dále v procesu.

Přínosy pro zákazníka

• Díky aplikaci FLOWIO mají schvalovatelé doklady dostupné kdykoli a odkudkoli, čímž se snížila nutná operativa a kontrola nad celým procesem.
• Pomocí Push notifikací jsou schvalovatelé v reálném čase notifikováni o dokladu ke schválení. Díky úkolovým notifikacím schvalovatel v aplikaci vidí, kolik dokladů v které společnosti čeká na jeho rozhodnutí/schválení. 
• Uživatelské rozhraní optimalizované pro mobilní zobrazení umožňuje skrytí nepodstatných informací a zobrazení jen zásadních a potřebných informací pro správné rozhodnutí.
• FLOWIO umožní schvalovateli nahlédnout na přiložené dokumenty a navázané doklady jako jsou objednávky, zakázky, smlouvy či dodatky ke smlouvám.

...co dalšího aplikace nabízí?

FLOWIO není jen aplikace na schválení faktur, ve stejném duchu rádi uživateli zpřístupníme i další nejen schvalovací procesy, do kterých v rámci společnosti zasahuje. Ať již jde o objednávky, smlouvy, pracovní cesty, žádanky a jiné.

A když už ve FLOWIO máte tyto stěžejní uživatele, rádi jim můžeme nabídnout zobrazit jejich personální informace formou Zaměstnaneckého portálu, kde vidí svou Kartu zaměstnance, Zůstatky dovolené, může si zadat a nechat schválit žádanku o dovolenou a mnoho dalšího.

Další výhody aplikace FLOWIO

Zadávání či editace dat – FLOWIO kromě zobrazení a spouštění funkcí nad záznamy také umožňuje pořizování záznamů i jejich editaci. Může se týkat provozních agend jako jsou Úkoly, Porady, Docházka a jiné.

Z prostředí mobilní aplikace lze také pořizovat přílohy formou přiložení dokumentu a nebo obrázky použitím fotoaparátu s přiložením přímo k editovanému záznamu.

Pokud Vás naše aplikace zaujala, neváhejte se na nás obrátit. Implementovat FLOWIO a realizovat první proces lze již v jednotkách týdnů.